Plataan - Microsoft Dynamics - Learning & Competence Management Vincent Bellefroid Koen Stox Steven Renders Conny Schuddinck Steffie Alexiou
A blog about Microsoft Dynamics
Home Archives Subscribe Plataan website
13/04/2011

The “hidden level” of RIM?

Maybe it's my shortsightedness?

I've been using the Data Migration tool of RIM for a long time and saw it getting better over the years.
Then there's also the Setup Master Templates tool in RIM, which is great to prepare templates for master data. But for me, the biggest advantage of the Setup Master Templates was that, by predefining values such as Posting Groups, you could help (new) users creating customers, vendors, items and/or contacts.

But for me, there was always something missing. I was looking for a relation between these two RIM tools. The power of the Data Migration tool, combined with the effectiveness of the Setup Master Templates.
This would allow me to ask my customers to prepare an Excel Migration file with simple data (they are able to provide) such as name, address, VAT number, etc., and then combine it with a predefined Setup Master Template with the more "complex" stuff such a posting groups.

So maybe it was my shortsightedness, because it has always been there…

By going to the Data Migration Page and using the Choose Columns function, you can add the column Data Template where you can choose an existing Data Template record.

In the example below a customer Data Template is linked to a migration record of the Customer table (Table 18).

Figure 1 - Migration Overview window

This will allow us to only include basic fields in the Excel migration file, easy to provide by a user. So we don't need to include here for example the Customer Posting Group because it will be assigned by the attached Data Template.

Figure 2 - Migration Fields Page

Now even someone shortsighted as me can fill in such a simple Excel file.

Figure 3 - Excel Migration file

Next we will import the Excel Migration file back into NAV.
This will create a Migration record with all the basic information we received from our customer. Because we combined the Migration Overview record with a Data Template, the values assigned to the Data Template (such as the Posting Groups) will be applied to the new customer record when we run the Apply Migration Data function.

The result will be a customer with all the required information, coming from both the Excel Migration file and the Data Template.

Figure 4 - Customer Card Page

So the benefits of working like that are the ease of use for the customer to provide their basic data, combined with the fact that the application consultant will be sure that important and critical NAV information is assigned completely and correctly to the different master data.

 

17/11/2010

Printing any page in the RTC

Today an interesting feature of the Role Tailored Client came to my attention. Did you know that you can print a page in the RTC, without using report? Just open a page, for example the Chart of Accounts, then go to the Action menu, and look in the bottom for the Print command:

Then, in the window that opens you can select a printer. It can be for example an XPS writer or PDF writer, to generate a XPS or PDF file. Then open the XPS or PDF document:

We get a document with a table layout, with a title and page number / total pages header and this out of the box, for free, without having to develop a report. Nice, isn't it? There are even colors in the report, that's more than is possible in the Classical Client J

Here's an example of an Item card page:

We get a table for every tab in the page. Ok, the layout is not that super as it is with a RDLC report, but still, I think it's not bad…

Let's try it for a Document, for example a Posted Sales Invoice:

Result:

Wow, I can see the header tabs and lines and the rest, and this as a PDF, and I did not had to program anything. How cool is that?

28/10/2010

Save View As… in the Classic Client

It's not that I don't like the RTC or that I want to favor the Classic Client, but in one of my trainings, a participant showed me a feature in the Classic Client I wasn't aware it exists. It's a feature which is doing almost exactly the same as the Save View As… function in the RoleTailored Client of NAV 2009 SP1.

If you place a filter on a form in the Classic Client, you can send the link to Shortcuts. This means that your filtered form is saved (as a link) in the Shortcuts menu where you can just go and use it without having to place the filter over and over again.. So it basically does the same as the Save View As… function.

An (easy) example:

Suppose I want to have an overview of my expenses of the most recent year.

  1. That's something that you could be doing by applying following filters (a simplified example based on Cronus International Ltd.):
  • Table Filter: 8110..8330
  • Flow Filter: 01/01/11..31/12/11

As a result you would get:

  1. Next step is saving the link to the Shortcuts menu. Do not use the right-click function on the Chart of Accounts item in the Navigation Pane, but we go to the File menu and select Send – Link to Shortcuts (Ctrl+Alt+S).

 

Next, you'll see that the filtered Chart of Accounts has been added in your Shortcuts Menu, where you can go and rename it.

 

So there you go. Just as in the RTC you have now a filtered view that you can use whenever you want.

Once again, RTC is the future for me, but I was pleasantly surprised to discover this feature in the Classic Client.

25/02/2010

Smakelijk eten aan 12% BTW. Maar ook in uw NAV?

Vanaf 2010 is het BTW percentage voor restaurants gedaald van 21 naar 12%. Stel dat u uw factuur (met 12% BTW) van uw personeelsfeest wil inboeken in Microsoft Dynamics NAV, dan gebruikt u toch gewoon de BTW-productboekingsgroep D2.

Maar laat het nu zijn dat in de standaard NAV BTW-aangifte de BTW-productboekingsgroep D2 niet bestaat.

Wilt u op een correcte manier restaurantfacturen met 12% BTW kunnen inboeken in Microsoft Dynamics NAV, dan moet in de eerste plaats de BTW-productboekingsgroep D2 aangemaakt worden.

Daarnaast moet deze BTW-productboekingsgroep op de correcte plaatsen in de NAV BTW-aangifte ingevoegd worden.
Een voorbeeld hiervan is rooster 82:

Opgelet, naast rooster 82 zijn er nog andere roosters die aangepast moeten worden.

Op de meeste plaatsen zijn voor de nieuwe behandeling van Intracommunautaire diensten reeds de nodige aanpassingen gebeurd in NAV, maar wil u een correcte én volledige BTW-aangifte uit uw Microsoft Dynamics NAV applicatie kunnen rapporteren, dan voert u ook best de integratie van BTW diensten 12% (D2) door.

 

19/01/2010

Nieuwe BTW 2010 – Deel 3: De nieuwe BTW-aangifte in NAV

In de vorige 2 artikels kon je lezen hoe via het importeren van 2 fob bestanden nieuwe objecten geïmporteerd en bestaande objecten aangepast konden worden. Deel 1 en deel 2 zou je bijgevolg kunnen omschrijven als het technische stuk van de BTW 2010 update. Maar deze technische update zou weinig zin hebben zonder de functionele.

Die functionele update bestaat uit het aanpassen van de BTW-aangifte in Microsoft Dynamics NAV. Daar waar Microsoft al het nodige heeft voorzien om deel 1 en deel 2 te kunnen uitvoeren, is het (voor zover ik weet) de gebruiker of consultant die eigenhandig deel 3 moet uitvoeren.
Maar met dit artikel geraak je al een heel eind verder.

Opmerking: de screenshots zijn genomen uit Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 BE. De procedure is hetzelfde voor Microsoft Dynamics NAV 4.0 SP3 BE en Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 BE.

Wat?
Concreet komt het er dus op neer dat de BTW-aangifte in NAV (Financieel beheer – Instellingen – Btw – Btw-aangifte) aangepast moet worden. Dit gebeurt uiteraard niet zomaar naar eigen believen. Al hetgeen dat aangepast moet worden is voorgeschreven door het Ministerie van Financiën. De meest in het oogspringende wijziging zijn de nieuwe roosters 44 en 88 op de BTW-aangifte. In deze roosters worden de verkoop en inkoop van intracommunautaire diensten aangegeven.
Een duidelijk overzicht van de wijzigingen in de Belgische BTW-aangifte vind je op volgende webpagina: http://www.bibf.be/Uploads/Documents/doc_2026.pdf

Hoe?
Wat betekent dit in NAV?
De Belgische bedrijven die Microsoft Dynamics NAV gebruiken, doen hun BTW-verwerking meestal op basis van de BTW-aangifte van het demobedrijf CRONUS België NV. Het is die BTW-aangifte die op basis van de beschrijving in bovenstaande pdf aangepast moet worden.

Zoals gezegd zijn er 2 nieuwe roosters bijgekomen. Deze zullen ingevoegd moeten worden in de BTW-aangifte in NAV:

De creatie van deze roosters is echter niet de enige wijziging in de BTW-aangifte. Omdat er 2 nieuwe roosters zijn, verandert ook de mapping van een aantal bestaande roosters (bijvoorbeeld rooster 82).

Wanneer?
Wat met de BTW-aangifte van 2009?
Morgen zijn we 20 januari 2010, wat betekent dat ieder bedrijf met een Belgisch BTW-nummer de laatste aangifte van 2009 ingediend moet hebben. Vanaf 20 januari 2010 hebben we de BTW-aangiftelayout van 2009 in NAV dus eigenlijk niet meer nodig. We zouden dus de bestaande aangifte kunnen aanpassen met bovenstaande wijzigingen.

Is het echter toch om de een of andere reden nodig om de BTW-aangiftelayout van 2009 in NAV te behouden, dan kan dit zonder problemen door gewoon een nieuwe BTW-aangiftenaam te maken:

Wanneer voor deze optie wordt gekozen is het wel belangrijk dat via de Boekhoudinstellingen de juiste BTW-aangifte wordt aangestuurd.

Na het uitvoeren van de stappen die in dit en de vorige 2 artikels staan beschreven, is een Belgisch bedrijf dat Microsoft Dynamics NAV gebruikt, klaar om de nieuwe BTW 2010 regels toe te passen.

 

12/01/2010

Nieuwe BTW 2010 – Deel 2: Microsoft Dynamics NAV Report update

In het vorige artikel werd meer uitleg verschaft over het 1ste deel dat uitgevoerd moet (moest) worden in het kader van de nieuwe BTW 2010 reglementering. Na de data update volgt het 2de deel, namelijk de report update.

Opmerking: de screenshots zijn genomen uit Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 BE. De procedure is hetzelfde voor Microsoft Dynamics NAV 4.0 SP3 BE en Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 BE.

Wat?
Gezien intracommunautaire diensten vanaf 2010 BTW-technisch anders behandeld worden, zal (via de data update van deel 1) het begrip EU-service meegegeven worden aan intracommunautaire diensten in NAV. Hierbij blijft het uiteraard niet. De intracommunautaire diensten gaan ook anders moeten aangegeven worden in de verschillende BTW aangiften. Om dit mogelijk te maken heeft Microsoft begin januari 2010 een 2de update ter beschikking gesteld waarin de nieuwe BTW rapporten zijn voorzien.

Hoe?
Het importeren van de fob geeft volgend resultaat:

Zoals uit bovenstaande screenshot blijkt worden in totaal 17 objecten geupdate. Wat opvalt in dezelfde screenshot is dat de bestaande BTW rapporten worden geupdate naar de 2010 versie, maar dat de 2009 versies nog steeds beschikbaar zijn. Aan deze versies zijn nieuwe objectnummers toegekend.

Na het importeren van deze fob zijn, naast de 2009 versies, nu ook de 2010 versie van volgende BTW rapporten beschikbaar vanuit het hoofdmenu van NAV:

  • Periodieke BTW aangifte
  • Intracommunautaire opgave
  • BTW jaaropgave

Opmerking: tot en met 2009 vond je de intracommunautaire opgave terug onder de groep Kwartaal bij de Periodieke activiteiten van Financieel beheer. Omdat vanaf 2010 de intracommunautaire opgave voor maandaangevers verplicht per maand in te dienen is, vind je deze groep Kwartaal niet meer terug. De intracommunautaire opgave staat nu samen met de gewone BTW aangifte in de groep Periode.

Wanneer?
Maandaangevers moeten de 1ste BTW aangifte uiterlijk 20 februari 2010 indienen. Voor kwartaalaangevers is dit uiterlijk 20 april 2010. Moet je als bedrijf echter ook intracommunautaire opgaves indienen, dan dient dit voor maandaangevers in 2010 voor de 1ste maal te gebeuren uiterlijk 20 februari 2010.

Met deze data dien je rekening te houden voor het importeren van bovenvermelde update. Laten we stellen dat de update best uiterlijk 20 februari 2010 uitgevoerd wordt. Maar het kan echter geen kwaad om hem reeds eerder uit te voeren, gezien de 2009 versies van de BTW aangiften nog altijd beschikbaar zijn.

Om, in combinatie met deze update, echter een correcte BTW aangifte voor 2010 te kunnen maken, is ook een wijziging van de inhoud van de BTW aangifte in NAV nodig. Deze stap bespreken we eerstdaags.

10/01/2010

Nieuwe BTW 2010 – Deel 1: Microsoft Dynamics NAV Data update

In het algemene inleidende artikel van vorige week over de nieuwe BTW regelementering van 2010, werd uitgelegd dat er een 3-tal stappen nodig zijn om de BTW wijzigingen in Microsoft Dynamics NAV te integreren.

In dit artikel wordt deel 1 besproken: de Microsoft Dynamics NAV Data update. We bekijken even wat deze stap inhoudt, hoe hij uitgevoerd kan worden, en ook niet onbelangrijk, wanneer dit dient (of diende) te gebeuren.

Opmerking: de screenshots zijn genomen uit Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1 BE. De procedure is hetzelfde voor Microsoft Dynamics NAV 4.0 SP3 BE en Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 BE.

Wat?
Zoals besproken in het inleidende artikel is de meest ingrijpende wijziging de nieuwe reglementering rond intracommunautaire diensten. Microsoft heeft in december 2009 een update uitgebracht voor de hierboven vermelde NAV versies, die ervoor zorgt het begrip EU-service wordt opgenomen in de BTW-boekingsinstellingen. Hierdoor wordt het mogelijk om aan te duiden welke combinatie van BTW-bedrijfsboekingsgroep en BTW-productboekingsgroep een EU-service is.
Dit wordt mogelijk gemaakt door het wijzigen van 5 bestaande NAV objecten, via de fob die Microsoft heeft gemaakt te importeren in NAV.

Hoe?
Na het importeren van de fob worden volgende 5 bestaande objecten aangepast:

Voor u, gebruiker, is het echter belangrijker om te weten wat deze import teweeg heeft gebracht. Wat moet er in NAV gewijzigd of aangepast worden? Wel, op zich niet zo heel veel. De enige echt zichtbare wijziging vind je terug bij de BTW-boekingsinstellingen. Daar zal je zien dat er achteraan een nieuw veld is bijgekomen: EU-service.



Na de import dienen er functioneel 2 zaken te gebeuren:

  1. Aanmaken van BTW-productboekingsgroepen waarmee diensten aangeduid kunnen worden
  2. Aanduiden welke combinatie van boekingsgroepen EU diensten zijn

Van het 1ste punt kunnen we ons makkelijk afmaken, omdat we reeds sinds jaar en dag in België BTW-technisch verplicht het onderscheid moeten maken tussen goederen, diensten en investeringen. In NAV duiden we diensten aan met de BTW-productboekingsgroepen D0, D1 en D3.

Wat het 2de punt betreft, hier volstaat het om voor de combinaties EU met diensten aan te duiden dat het een EU-Service is:

Meer hoeft er voor deze 1ste stap niet te gebeuren. Wat dat betreft, komen we er dus vrij goed vanaf in België.

Wanneer?
Microsoft schrijft voor om deze stap in december 2009 uit te voeren. Moest dit in jouw geval nog niet gebeurd zijn, dan moet dat niet meteen een reden tot paniek zijn. Concreet is het belangrijk dat deze stap gebeurd is vóór de 1ste intracommunautaire dienstenfactuur van 2010 wordt geboekt in NAV.

07/01/2010

Nieuwe BTW 2010 reglementering in Dynamics NAV

Het zal de meeste onder jullie niet ontgaan zijn dat vanaf 2010 op Europees niveau een aantal niewe BTW-regels van kracht zijn geworden. Concreet komt het erop neer dat de intracommunautaire behandeling van diensten min of meer gelijk gesteld wordt met die van goederen. Dit heeft voor een BTW-plichtige aangever uiteraard een aantal gevolgen. Vanaf 2010 wijzigt de layout van de BTW-aangifte. Ten laatste 20 februari 2010 zal voor de eerste maal deze nieuwe layout gebruikt moeten worden wanneer maandaangevers de BTW-aangifte van januari 2010 moeten indienen. Voor kwartaalaangevers zal dit het geval zijn op ten laatste 20 april 2010.
Daarnaast zullen we, net zoals nu reeds het geval is voor goederen, de intracommunautaire verkoop van diensten moet aangeven in een Intracommunautaire opgave. Grote nieuwigheid is dat dit vanaf nu voor maandaangevers verplicht maandelijks moet gebeuren (in plaats van driemaandelijks voordien).

Dat we in België, in vergelijking met andere landen in de EU, een behoorlijk ingewikkelde BTW-aangifte hebben is een understatement. Voor één keer heeft dit echter ook zijn voordelen. Om de nieuwe behandeling van intracommunautaire diensten in NAV mogelijk te maken, moet er BTW-technisch het onderscheid gemaakt worden tussen goederen en diensten. Dit is iets wat wij in België al sinds jaar en dag doen. Als NAV gebruiker weet je nu waarschijnlijk dat we het hebben over de BTW-Productboekingsgroepen (G0, G1, G2, G3 en D0, D1, D3). Concreet betekent dit dat de boekhoudkundige verwerking van dagelijkse inkopen en verkopen voor de Belgische NAV gebruiker niet of nauwelijks verandert.

Wat verandert er dan wel?
Zoals hierboven reeds vermeld, de BTW-aangiften.
Om dit waar te maken in NAV zijn er een aantal stappen die uitgevoerd moeten worden:

  1. Data update via de Microsoft VAT 2010 EU Package – Update 1, Data Part
  2. Report update via de Microsoft VAT 2010 EU Package – Update 2, Report Part
  3. Wijzigen van de BTW-aangifte in Dynamics NAV

De komende dagen zal ik op deze blog een aantal items posten die deze stappen beschrijven. Voordat je overijverig aan de slag gaat, misschien wel rekening mee houden dat je de BTW-aangifte van december 2009 nog moet indienen volgens de oude regels. Ik zal dit in mijn beschrijving meenemen door een aantal best practices naar voor schuiven.

23/12/2009

Where are the setup windows in the Role Tailored Client ?

Did you ever wonder what happened with the setup pages in the Departments suite of the Role Tailored Client ?

When you are used working with the Classic Client and you want to setup Sales & Marketing in a Dynamics NAV 2009 database, you usually use one of these:

And when you prefer to work with the Role Tailored Client, these are nowere to be found:

Although, when you open the MenuSuite designer for the departments suite they are clearly present:

What's going on ? Is this a bug ? Do I not have enough rights in the Role Tailored Client ? Why is this happening ?

Well, as you will probably not know, when you open the properties of a folder in the MenuSuite designer of the Departments Suite you see this:

Does something strikes you as interesting here ?

See the checkbox after Departments Page …. ?

Click on it…. è

Now, close & save the MenuSuite and then restart the Role Tailred Client and lets have a look:

Voila, the Setup folder and it's items are now visible in the Role Tailored Client !

30/11/2009

How to add journals in the Navigation Pane of NAV 2009?

One of the great features of Microsoft Dynamics NAV 2009 is that you can customize the Navigation Pane. Big deal, you might say. Customizing the Navigation Pane was already possible in NAV 4.0. Yes, but with customizing I don't mean moving menu's up and down or showing them or not. No, in Microsoft Dynamics NAV 2009, you can really customize the Navigation Pane, also as a user. This means for example that you can decide yourself which items you want to show in your Navigation Pane.
How? Just go to the customize button on the top right of your application and choose Customize Navigation Pane. This will result in the following customization window:

Obviously with the Add button you go and chose what you want to add in the Navigation Pane. But what struck me is that it doesn't appear to be possible to add any of the journals.
In the screen-print below you can see that in the General Ledger group there are no General Journals, but the same also goes for the group Jobs, where you won't find Job Journals to add or Inventory where you won't find any of the item journals. And so on.

Why? Well to be honest, I don't know. Is this done intentionally by Microsoft or have they just forgotten to add journals? It could also be that there is a technical reason that I'm not aware of.
Anyway, this doesn't mean that it's completely impossible to add journals yourself to the Navigation Pane without having to do some development.

There is a simple workaround:

Let's say I want to add the Job Journal to my Home menu.
By going to Customize Navigation Pane, I select Departments on the left hand of the customization window. Next, in the right Column I will expand Jobs.

By choosing Job Journals and clicking on the Copy To button, I can choose the menu where I want to copy the Job Journals to.

Only thing left is to move the Job Journals up to the place I prefer. And as you can see below, the Job Journals have been added to my Home menu.


So I think you agree that this is a simple workaround to add journals to a menu. However, if there is someone who knows why it's not possible to select journals directly to add in a menu, please let me know J.

October 2011

Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31            

Plataan Community

Visit us on LinkedIn Visit us on Facebook Visit us on Twitter